Toplantı Kaydı ve KVKK: İş Yerinde Ses Kaydı Almadan Önce Bilmeniz Gerekenler

Kısaca: Toplantıdaki ses ve görüntü kaydı, kişiyi tanımlayabildiği için 6698 sayılı KVKK kapsamında kişisel veridir. Kaydı yapan şirket, katılımcıları kayıttan önce bilgilendirmek (aydınlatma, m.10), kaydı bir hukuki sebebe dayandırmak (açık rıza ya da m.5/2'deki sözleşme, hukuki yükümlülük, meşru menfaat gibi şartlardan biri), kaydı güvenle saklamak (m.12) ve amacı bitince silmek zorundadır. Bunlardan ayrı olarak, kişiler arasındaki aleni olmayan bir konuşmayı diğer konuşanların rızası olmadan kaydetmek Türk Ceza Kanunu m.133'e göre suç olabilir. Pratikte kural basit: kaydı gizli yapmayın, önceden ve açıkça söyleyin, gereğinden uzun saklamayın.

Toplantıları kaydetmek artık çok kolay: Teams'te, Zoom'da ya da Meet'te bir tuşa basıyorsunuz, ya da toplantıya bir not alıcı katılıyor. Kolaylaştıkça şu soru da sıklaştı: "Toplantıda ses kaydı almak suç mu, KVKK'ya göre izin gerekir mi?" Cevap tek kelimelik değil, çünkü iki ayrı hukuk alanı devreye giriyor. Biri, şirketlerin kişisel veriyi nasıl işleyeceğini düzenleyen KVKK. Diğeri, kişiler arasındaki konuşmaların gizlice kaydedilmesini suç olarak tanımlayan TCK. Aşağıda ikisini de iş toplantıları açısından sırayla anlatıyoruz.

Ses kaydı KVKK'ya göre kişisel veri midir?

Evet. KVKK m.3, kişisel veriyi "kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi" olarak tanımlar. Bir toplantı kaydındaki ses, isim, görüntü ve söylenen sözler katılımcıları tanımlanabilir kılar. Kaydın alınması, saklanması, transkripte çevrilmesi, paylaşılması ve silinmesi de kanunun saydığı "işleme" faaliyetlerine girer. Yani kayıt düğmesine bastığınız anda KVKK'nın yükümlülükleri başlar; transkript ve yapay zekâ özeti de aynı verinin devamıdır.

Kaydı yapan şirket genellikle veri sorumlusudur. Kayıt veya not hizmeti veren platform (video konferans aracı, not alıcı, bulut depolama) ise çoğunlukla şirket adına veri işleyen veri işleyen konumundadır. Bu ayrım önemlidir, çünkü sorumluluğun büyük kısmı şirkettedir ve m.12/2'ye göre veri sorumlusu, veri işleyenle birlikte güvenlik tedbirlerinden müştereken sorumludur.

Toplantı kaydı için açık rıza şart mı?

KVKK m.5/1'e göre kişisel veriler kural olarak açık rıza olmadan işlenemez. Ancak m.5/2, açık rıza aranmadan işlemeye izin veren şartlar sayar. Toplantı kayıtları açısından en sık gündeme gelenler şunlardır:

Burada iki önemli nokta var. Birincisi, bu şartların hepsi "zorunlu" ya da "gerekli" olmayı arar. "Kayıt olsa iyi olur" yeterli değildir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun işleme şartları rehberi, meşru menfaatin her şeyi kapsayan bir sebep olmadığını, şirketin menfaati ile kişinin hakları arasında bir denge testi yapılması gerektiğini vurgular.

İkincisi, açık rıza "garanti olsun" diye her duruma eklenecek bir form değildir. Aynı rehbere göre işleme zaten açık rıza dışındaki bir şarta dayanıyorsa ayrıca açık rıza istemek aldatıcıdır ve hakkın kötüye kullanılması niteliğindedir; çünkü kişi rızasını geri alınca kaydın duracağını düşünür. Önce diğer şartlardan birinin uygulanıp uygulanmadığına bakılmalı, hiçbiri yoksa açık rıza alınmalıdır. Kurul'un 18/02/2026 tarihli ve 2026/347 sayılı ilke kararı da açık rıza metni ile aydınlatma metninin ayrı ayrı düzenlenmesi gerektiğini, aydınlatma metninin altına "okudum, kabul ediyorum" yerine "okudum ve anladım" gibi bir ifadenin uygun olduğunu belirtir.

Açık rızaya dayanıyorsanız rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanmış olmalıdır (m.3). Rızanın alındığını ispat yükü veri sorumlusundadır.

Özel nitelikli veri konuşuluyorsa

KVKK m.6, sağlık, din, siyasi düşünce, sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti, biyometrik ve genetik veriler gibi bilgileri özel nitelikli kişisel veri sayar ve işlenmesini kural olarak yasaklar; ancak maddede sayılan istisnalar (açık rıza, kanunlarda açıkça öngörülme, istihdam alanındaki hukuki yükümlülükler gibi) varsa işlenebilir. 7499 sayılı Kanunla 2024'te yapılan değişiklikten sonra bu istisnalar m.6/3'te tek liste hâlinde yer alıyor. Bir toplantıda bir çalışanın sağlık durumu ya da sendika üyeliği konuşuluyorsa, o kayıt artık sıradan bir iş kaydı değildir. Bu tür görüşmeleri hiç kaydetmemek ya da yalnızca gerekli kısmı yazılı nota geçmek çoğu zaman en güvenli yoldur.

Aydınlatma yükümlülüğü: kayıttan önce ne söylemelisiniz?

Hangi hukuki sebebe dayanırsanız dayanın, aydınlatma her durumda zorunludur. KVKK m.10'a göre veri elde edilirken kişilere şunlar anlatılmalıdır:

1. Veri sorumlusunun (şirketin) kimliği
2. Kaydın hangi amaçla işleneceği
3. Kaydın kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
4. Toplama yöntemi ve hukuki sebebi
5. Kişinin m.11'deki hakları (bilgi talep etme, düzeltme, silinmesini isteme, itiraz gibi)

Kurul'un 2026/347 sayılı kararına göre aydınlatma, işleme başlamadan önce yapılmalıdır ve aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü de veri sorumlusundadır. Sözlü aydınlatma mümkündür, ama yazılı bir iz bırakmak ispatı kolaylaştırır. Bu yüzden iki katmanlı bir yaklaşım işe yarar: davette kısa bir not ve bağlantı, toplantının başında da kısa bir sözlü bildirim.

Platformun kendi "kayıt yapılıyor" uyarısı faydalıdır ama tek başına m.10'daki unsurları taşımaz. Kurul'un 16/09/2026 tarihli ve 2026/2035 sayılı ilke kararı (Resmî Gazete, 8 Ekim 2026) da, işverenin iletişim kanallarını denetlemesi bağlamında, genel nitelikli bildirimlerin m.10 anlamında aydınlatma sayılmayacağını belirtiyor.

Toplantı başında söyleyebileceğiniz örnek cümle

"Başlamadan kısa bir bilgi: Bu toplantıyı, kararları ve görevleri doğru not almak için kaydediyoruz. Kaydı [araç adı] yapıyor; ses kaydından transkript ve özet çıkarılıyor. Notlar yalnızca bu toplantının katılımcılarıyla paylaşılacak ve [süre] sonra silinecek. Ayrıntılar davetteki aydınlatma metninde. Kayda itirazı olan varsa şimdi söyleyebilir; kaydı başlatmadan konuşalım."

Köşeli parantezleri kendi aracınız ve saklama sürenizle doldurun. Bu cümle, sözlü bildirim için iyi bir başlangıçtır; yazılı aydınlatma metninin yerini tutmaz.

Davetiyeye eklenecek not

"Bu toplantı, not ve aksiyon takibi amacıyla kaydedilecektir. Kayıt ve transkriptlerin nasıl işlendiğini [aydınlatma metni bağlantısı] üzerinden okuyabilirsiniz. Kayda ilişkin sorularınız için: [KVKK iletişim adresi]."

TCK 133: toplantıda ses kaydı almak suç mu?

KVKK idari bir düzenlemedir; TCK ise cezai sorumluluğu belirler. Türk Ceza Kanunu m.133 "Kişiler arasındaki konuşmaların dinlenmesi ve kayda alınması" başlığını taşır:

İş toplantıları açısından en önemlisi 133/2'dir: toplantıda bulunsanız bile, diğer katılımcıların rızası olmadan konuşmayı kaydetmek bu maddeye girebilir. Yani "ben de oradaydım" savunması tek başına yetmez. Ayrıca TCK m.134 özel hayatın gizliliğini ihlali, m.135 kişisel verileri hukuka aykırı olarak kaydetmeyi, m.136 da bu verileri hukuka aykırı olarak başkasına vermeyi veya yaymayı ayrı suçlar olarak düzenler. TCK m.139'a göre 133 ve 134'teki suçların soruşturması şikâyete bağlıdır; 135 ve 136 ise şikâyete bağlı değildir.

Hangi kaydın hangi koşulda suç oluşturacağına somut olaya göre mahkemeler karar verir; bu yazı bir değerlendirme yapmaz. Ama pratik sonuç açıktır: gizli kayıt yapmayın. Herkesin bildiği, görebildiği ve itiraz edebildiği bir kayıt hem TCK hem KVKK açısından çok daha sağlam bir zemindir.

Online toplantı kaydında izin: platform ve not alıcılar

Teams ve Google Meet, kendi kayıt özellikleri başladığında katılımcılara bildirim gösterir. Ekranınızı ya da sesinizi bilgisayarınızdaki bir araçla kaydettiğinizde ise platform bunu bilmez ve kimseye bildirim gitmez. Bu, KVKK ve TCK açısından en riskli senaryodur.

Toplantıya katılan bir not alıcı (bot) kullanıyorsanız, katılımcı listesinde görünmesi iyi bir başlangıçtır ama bildirimin yerini tutmaz. Şunlara dikkat edin:

• Not alıcının katılacağını davette ve toplantının başında söyleyin.
• Dış katılımcıların olduğu toplantılarda, karşı tarafın kendi şirket politikasının kayda izin vermeyebileceğini unutmayın.
• Biri itiraz ederse o toplantı için kaydı kapatın ya da not alıcıyı çıkarın.
• Hassas toplantıları (disiplin, sağlık, performans görüşmesi) varsayılan olarak kayıt dışında bırakın.

Kayıtları kim görebilir, ne kadar saklanır?

KVKK m.4, verilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini ve yalnızca gerekli süre kadar saklanmasını şart koşar. m.7'ye göre işleme sebebi ortadan kalkınca veri resen ya da kişinin talebiyle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e göre saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlü veri sorumluları için periyodik imha aralığı altı ayı geçemez.

Pratikte bu şunlar demektir:

• Erişim: Kaydı ve transkripti yalnızca toplantı katılımcıları ve gerçekten ihtiyacı olanlar görsün. "Şirketteki herkes" paylaşımından kaçının.
• Süre: Kayıt türüne göre bir saklama süresi belirleyin. Örneğin ses ve videoyu kısa, karar ve görev notlarını daha uzun tutmak gibi.
• Otomatik silme: Teams kayıtları ve transkriptleri varsayılan olarak 120 gün sonra silinir; bu süreyi yönetici değiştirebilir. Diğer araçlarda böyle bir ayar yoksa takvime silme hatırlatıcısı koyun.
• Erişim talepleri: Katılımcılar m.11'e göre kendileriyle ilgili verilere erişim isteyebilir. Kurul'un 2023/1050 sayılı kararında, bir bankaya, müşteri görüşmesine ait ses kaydı dökümünü, başkalarının kişisel verilerini maskeleyerek ilgili kişiye göndermesi yönünde talimat verildi. Transkriptlerinizi bu tür bir talebe cevap verebilecek şekilde düzenli tutun.
• Güvenlik: m.12, yetkisiz erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri zorunlu kılar. Kayıt bağlantılarını herkese açık yapmayın, eski çalışanların erişimini kapatın. Kayıtlar yetkisiz kişilerin eline geçerse, veri sorumlusu bunu en kısa sürede ilgililere ve Kurul'a bildirmek zorundadır (m.12/5).

Yurt dışında çalışan bir araç kullanıyorsanız

Toplantı kaydınız, transkriptiniz veya özetiniz yurt dışındaki sunucularda işleniyorsa bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım olarak değerlendirilebilir. Bu madde 7499 sayılı Kanunla değiştirildi ve yeni hâli 1 Haziran 2024'te yürürlüğe girdi (eski düzenin bir kısmı 1 Eylül 2024'e kadar birlikte uygulandı). Yeni sistemde aktarım şu sırayla değerlendirilir:

1. Yeterlilik kararı: Kurul'un ilgili ülke, sektör veya uluslararası kuruluş için verdiği ve Resmî Gazete'de yayımlanan karar. Güncel durumu kvkk.gov.tr'den kontrol edin.
2. Uygun güvenceler: Yeterlilik kararı yoksa, Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme, onaylı bağlayıcı şirket kuralları veya Kurul izniyle yazılı taahhütname gibi güvencelerden biri. Standart sözleşme, imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kurum'a bildirilmelidir; bildirmemek m.18/1-d'ye göre ayrı bir idari para cezası sebebidir.
3. Arızi aktarım: Bunların hiçbiri yoksa, yalnızca arızi (düzenli olmayan) durumlarda, örneğin muhtemel riskler hakkında bilgilendirilmiş kişinin açık rızasıyla.

Düzenli kullandığınız bir toplantı aracı için "arızi" istisnasına güvenmek zordur. Satın almadan önce sağlayıcıya verinin hangi ülkede işlendiğini, Türkiye için standart sözleşme imzalayıp imzalamadığını ve hangi alt işleyicileri kullandığını sorun.

KVKK ses kaydı cezası: idari para cezaları ne kadar?

KVKK m.18'e göre aydınlatma yükümlülüğüne aykırılık, veri güvenliği yükümlülüklerine aykırılık, Kurul kararlarına uymama, VERBİS kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırılık ve standart sözleşmeyi bildirmeme ayrı ayrı idari para cezasına bağlanmıştır. Kanun metnindeki tutarlar 2016 yılının rakamlarıdır ve her yıl yeniden değerleme oranında artırılır. 2026 için uygulanan yeniden değerleme oranı Resmî Gazete'de yüzde 25,49 olarak ilan edildi. Veri güvenliği ihlallerinde üst sınır, kanunun ilk metninde bile 1.000.000 TL'dir ve güncel tutar bunun çok üzerindedir. Yıl içindeki güncel tabloyu kvkk.gov.tr üzerinden kontrol edin.

Kurul kararlarına karşı 2024'ten bu yana idare mahkemelerinde dava açılabiliyor. İdari para cezası, TCK kapsamındaki cezai sorumluluğu ve kişilerin tazminat hakkını (m.14/3) ortadan kaldırmaz.

Çalışan, müşteri ve aday görüşmesi arasındaki farklar

Libranotes nerede duruyor?

Libranotes, Google Meet, Zoom ve Microsoft Teams toplantılarına not alıcı olarak katılan bir araç. Not alıcı katılımcı listesinde görünür; gizli bir kayıt aracı değildir. Ses kaydı transkript üretildikten sonra silinir; transkript ve özet siz silene kadar durur. Verileriniz model eğitiminde kullanılmaz. Belirli bir toplantıyı ya da tekrarlanan bir toplantı serisini atlamasını söyleyebilirsiniz; hassas görüşmeleri bu şekilde baştan kayıt dışında bırakabilirsiniz.

Bunlar işinizi kolaylaştırır, ama sizin yerinize KVKK uyumu sağlamaz. Aydınlatma metni, hukuki sebebin belirlenmesi, saklama süresi ve yurt dışı aktarım değerlendirmesi veri sorumlusu olarak şirketinize aittir. Aracı seçerken bu yazıdaki soruları Libranotes dahil her sağlayıcıya sorun. Yüz yüze toplantıları kaydetmeyi düşünüyorsanız yüz yüze toplantı kaydı rehberimize, kayıtların her platformda nereye düştüğünü merak ediyorsanız toplantı kayıtları nerede yazımıza bakabilirsiniz.

Toplantı kaydı için KVKK kontrol listesi

• Kaydın amacını yazın: neden kaydediyorsunuz, kaydın yerini yazılı not alabilir mi?
• Hukuki sebebi belirleyin: m.5/2'deki şartlardan biri mi, yoksa açık rıza mı?
• Açık rızaya dayanıyorsanız rıza metnini aydınlatma metninden ayrı tutun.
• Aydınlatma metnini hazırlayın ve davete bağlantısını ekleyin.
• Toplantının başında sözlü bildirim yapın ve itirazları dinleyin.
• Gizli kayıt yapmayın; görünür bir kayıt yöntemi kullanın.
• Hassas toplantıları kayıt dışında bırakın veya ayrıca değerlendirin.
• Kayda ve transkripte erişimi katılımcılarla sınırlayın.
• Saklama süresini belirleyin ve otomatik silmeyi açın.
• Sağlayıcının veriyi nerede işlediğini öğrenin; yurt dışıysa m.9'u değerlendirin.
• Erişim ve silme taleplerine nasıl cevap vereceğinizi önceden planlayın.

Sonuç

Toplantı kaydı tek başına yasak değildir, ama kendiliğinden serbest de değildir. KVKK açısından kayıt bir kişisel veri işleme faaliyetidir: amaç, hukuki sebep, aydınlatma, güvenlik ve silme süresi ister. TCK açısından ise asıl risk gizliliktir; diğer konuşanların rızası olmadan yapılan kayıt suç oluşturabilir. İyi haber şu ki doğru yöntem aynı zamanda en pratik olanıdır: önceden haber verin, görünür bir araç kullanın, yalnızca gerekeni saklayın. Kayıttan doğru notu çıkarmak için toplantı tutanağı nasıl yazılır rehberimize de göz atabilirsiniz. Şüpheniz varsa son sözü şirketinizin KVKK sorumlusuna ya da avukatınıza bırakın.